Zbieranie zgód na kontakt zdalny od lekarzy i farmaceutów – jak ułatwić sobie zadanie?

Każdorazowo proces pozyskiwania, gromadzenia, przetwarzania i udostępniania danych musi zostać zabezpieczony stosownymi procedurami o charakterze prawnym. Od maja 2018 roku to RODO stanowi fundament zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.

RODO jako podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych ma duże znaczenie dla osób z branży farmaceutycznej. Ich działalność zawodowa w znacznym stopniu opiera się na nawiązywaniu kontaktu z podmiotami rynku ochrony zdrowia celem promocji swoich produktów leczniczych. 

Zgodnie z RODO, zanim przedstawiciel zainicjuje jakikolwiek kontakt promocyjny z lekarzem lub farmaceutą, konieczne jest zidentyfikowanie odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych. Pierwszą z nich jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych, na co bezpośrednio wskazuje art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Zgoda ta rozumiana jest jako

“dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia woli lub wyraźnego działania potwierdzającego przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych”.

Kolejną podstawę może stanowić tzw. prawnie uzasadniony interes uregulowany w art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Konieczna w tym przypadku jest możliwość sprecyzowania owego interesu oraz przeprowadzenie testu równowagi. Polega on na zestawieniu ze sobą perspektywy osoby, której dane dotyczą oraz interesu administratora danych. Jego zadaniem jest określenie, czy korzyści płynące z przetwarzania danych przeważają nad potencjalnymi zagrożeniami dla praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Po dokonanej analizie możliwych ryzyk związanych z przetwarzaniem danych na opisywanej podstawie prawnej, w zestawieniu z potencjalnymi zaletami, uzyskujemy wynik.

Dopiero po przeprowadzeniu testu równowagi z wynikiem pozytywnym lub wyrażeniu zgody przez lekarza lub farmaceutę, będzie mógł znaleźć się on w bazie danych, która wykorzystywana będzie do komunikacji promocyjnej.

Baza, którą oferuje FarmaProm, spełnia powyższe kryteria. Przedstawiciel może w pełni korzystać z danych, które się w niej znajdują, bez potrzeby ponownej weryfikacji.

W przypadku, kiedy przedstawiciel nie znajduje w bazie danego podmiotu (np. lekarza), może przekazać dane takiej osoby do FarmaProm, który zajmie się dalszą weryfikacją i dodaniem rekordu do bazy oraz realizacją obowiązku informacyjnego w imieniu firm farmaceutycznych, które zleciły ten proces.

Pozyskanie zgody lekarza lub farmaceuty to jedynie połowa sukcesu

Zapewnienie zgodności z RODO poprzez pozyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych to dopiero część obowiązku, który na nas spoczywa. Dodatkowe wymagania wyprowadzają krajowe przepisy – m.in. ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawa z dnia 16 lipca 2014 r – prawo telekomunikacyjne.

Proces nawiązywania kontaktu zdalnego prowadzonego w celach marketingowych musi być w odpowiedni sposób prawnie zabezpieczony. W tym celu niezbędne jest uzyskanie od lekarza bądź farmaceuty dodatkowej zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych realizowanych za pośrednictwem urządzeń umożliwiających porozumiewanie się na odległość. Dopiero to pozwala przedstawicielom branży farmaceutycznej na prowadzenie marketingu za pośrednictwem kontaktów telefonicznych, wiadomości e-mail oraz SMS / MMS.

Jak pozyskiwać takie zgody?

Zgodnie z powyższym, producenci farmaceutyczni, którzy chcą docierać ze swoimi produktami, ofertami bądź przekazem promocyjno-marketingowym, muszą posiadać bazę z rekordami lekarzy i farmaceutów, od których uzyskali zgodę na kontakt w celach marketingowych wraz ze wskazaniem konkretnego kanału komunikacji na ich prowadzenie.

Można ją pozyskiwać na wiele różnych sposobów, m.in. poprzez:

	Formularze online. To jeden z najpopularniejszych sposobów zbierania danych osobowych lekarzy i farmaceutów oraz zgód na ich przetwarzanie w celach marketingowych. Pozwala na gromadzenie istotnych informacji, takich jak dane identyfikacyjne i kontaktowe, specjalizacje czy historia zatrudnienia wraz ze wskazaniem informacji o miejscu pracy.
	Ankiety i wywiady. To skuteczna metoda nie tylko zbierania danych na temat preferencji i zachowań, co może być przydatne przy personalizacji ofert i usług, ale i okazja do pozyskania od lekarza właściwej zgody.
	Targi i konferencje. Podczas tego typu wydarzeń można zbierać zgody na formularzach w wersji drukowanej.

Jak ułatwić sobie zadanie?

Rozpoczynanie procesu gromadzenia danych osobowych i pobierania powyżej omówionych zgód nie jest proste. Należy dbać nie tylko o to, aby pozyskiwać zgody w sposób zgodny z prawem, ale także zadbać o bezpieczeństwo gromadzonych danych. Ważne jest również ich stałe aktualizowanie, ponieważ tylko zweryfikowane rekordy gwarantują wysoką jakość oraz użyteczność posiadanej bazy, a także precyzyjne dotarcie do grupy docelowej charakteryzującej się najwyższym potencjałem responsywności.

Można znacznie uprościć ten proces i skorzystać z gotowych rozwiązań. FarmaProm oferuje producentom farmaceutycznym formularz do zbierania zgód na kontakt zdalny od lekarzy, przedstawicieli innych zawodów medycznych, farmaceutów oraz personelu aptek, dbając przy tym o odpowiednie aspekty prawne. Producent staje się wówczas właścicielem zgód i może je wykorzystywać do celów marketingowych realizowanych za pośrednictwem odpowiednio wskazanego w zgodach kanału / kanałów komunikacji. Dodatkowo to FarmaProm zajmuje się weryfikacją tak zgromadzonych danych. Z formularzem można zapoznać się na stronie https://medycznebazydanych.pl/zgody.

W przypadku jednorazowych akcji promocyjnych FarmaProm może zaoferować także wysyłkę komunikatu w imieniu producenta do wybranej grupy docelowej, np. określonej grupy lekarzy. Wówczas wysyłka realizowana jest na rzecz producenta, w imieniu którego FarmaProm uzyskał zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych realizowanych za pośrednictwem urządzeń umożliwiających porozumiewanie się na odległość.